FAXをメールやネット経由で送受信できるeFaxで事業の機動性を上げる

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eFaxは、FAX機がなくともインターネットを通してFAXの送受信が可能なサービスです。FAX機が不要なだけでなく、その前提となる電話回線も不要でFAXが利用できてしまいます(ネット回線は必要)。

私もここ数年はFAX機能をeFaxに置き換えて使っていますが、個人事業主や起業直後の小規模事業には活用しやすいサービスなので、デメリットにも触れつつ機能を紹介します。

eFaxの特徴

まずeFaxはネットでFAXの送受信をする仕組みなので、FAX機や複合機を導入する必要がありません。必要なのはスマートフォンやパソコンなど、ネットに接続してFAXを作ったり読んだりするための端末と、もし受信した文書を印刷したいのならプリンターです。

eFaxを使ったFAXの送信

eFaxを利用してのFAX送信は、主に次のような手順で送ります。

  1. パソコン等でWordやPDFファイルを作成する
  2. eFaxへログインしてファックス送信画面へ進む
  3. 相手先の名称やFAX番号を入力して送信したいファイルを添付
  4. 送信ボタンを押してFAX送信

ログイン後の画面はかなりシンプルなので、操作に戸惑うことはほとんどありません。

上記手順の3番目に記載しましたが、ファイルを添付してメールを送るような感覚でFAXを送信することができます。

添付できるファイルは、PDFやWordだけでなくPSD、CSV、GIF、HTML、JPG、TXT、PNG、PPTなど多種多用です。

eFaxを使ったFAXの受信

eFax経由でのFAX受信は送信よりも単純で、FAX番号にFAXが送られてくるとメールに変換されて届きます。

また、eFaxにログインして「ファックスの表示」画面へ進むと、メールボックスのように受信したFAXが一覧で表示されます。

パソコン上でFAXを送信・受信するなら、FAX機が必要ないだけでなく、印刷するためのプリンターや用紙すら不要になります。

新規開設時にはFAX番号を選べる

eFaxを新規に開設するときは、全国の市外局番から好きな番号を選択できるため、固定電話を別途活用する予定の(あるいは活用中の)個人事業主や企業でも、FAX番号の追加が容易です。

北は札幌011から、東京03や横浜045、そして南は沖縄098まで全域カバー。

eFaxが便利なサービスでも、もし固定回線とは異なる市外局番のFAX番号しか選べないなら、名刺やメールフッターに並記したとき取引先から「いったい御社はどこにあるんですか?」と余計な不安を抱かれてしまいかねません。

また、020など特殊な番号でのFAXサービスもありますが、あまり馴染みのない番号だとこれも取引先によっては「ここに送っていいのかな?」と不安に思われてしまいがちです。

その点、電話回線の市外局番と合わせられるeFaxなら、そのあたり全く気にせずに導入することができます。

eFaxはこんな人におすすめ

eFaxは、まず個人事業主や小規模企業にはかなりおすすめのサービスです。FAX機だけでなくFAX用の回線も設置する必要がなく、また前述のように用紙の節約にもなりますし、なんといっても「どこに居てもFAXが送受信可能」という環境が便利。

個人事業主や起業当初の小規模企業では、オフィスの場所が定まっていなかったり、バーチャルオフィス、レンタルオフィス等が本店所在地となっていることも多いと思いますが、そんなときeFaxなら、たとえ自宅でも出先でも、移動中の電車でも喫茶店でも、パソコンやスマートフォンなど送受信可能な端末さえあればFAXが活用できてしまいます。

eFaxがおすすめではないケース

逆にeFaxがあまりオススメできないケースは、次のような場合でしょうか。

  • パソコンやスマートフォンまわりのセキュリティが甘いとき
  • まれにしかFAXを利用しないとき
  • ファイルの添付では送信できたのか不安になってしまうとき

特にスマートフォンを中心に活用する場合のリスク

どこにいても、スマートフォンやパソコンさえあればFAXの送受信が可能ということは、そのスマートフォンやパソコンが他人に見られてしまう可能性が高い環境では、受信したFAX内容も閲覧されてしまうかもしれません。

FAX受信メールがスマートフォンへ転送されるなどして、携帯端末でも確認できる環境を整えるときは、スマホまわりのセキュリティには一定程度注意する必要があります。

まあこれはFAXに限ったことではなく、メールでもメッセンジャーでも同じようなことが言えるんですけどね。でもなぜかFAXって、ちょっとした番号の間違いで全然別のお宅・会社へ送信されてしまう危険性がありつつも、重要な情報が送られてくることも多々ありますからね・・・。

FAX送受信の回数によっては料金が割高になる可能性も

また、ごくまれにしかFAXの送信・受信をしないという人にとっては、月額料金が割高になってしまう可能性もあります。

eFaxは送受信各150ページまでは月1,500円(税抜)の固定料金で運用できるため、それなりにFAXを活用するなら料金面はかなりお得です。が、年に数回しか送受信する機会がなければ、受信1回(送信1回)で1,500円を超えてしまう計算になるため逆に割高です。

物理的に紙が排出されるわけではないため、送信されたのか不安になるかも

これはFAX機からのFAX送信に慣れているほど、最初は戸惑うところかもしれません。

eFaxはメール添付のような方式でFAX内容を相手先に送信するため、物理的に紙が動いたり吐き出されたりすることがありません。一応、送信が終わると画面には「送信が完了しました」的なメッセージは表示されますが、使い始めは「本当に送信されたのかな?」「途中のページが送られてないとか、不備は発生しなかったかな?」と不安になってしまうかも。

個人事業やスタートアップ企業の機動性向上に

この辺は、30日の無料トライアル期間が設けられているので、知人や親族などにFAXを送ってみて、どのように届くのか確認してみると安心かもですね。

また、FAX機からeFaxへの置き換えを検討するときは、しばらく並存させておくと、自分のeFAXからFAX機へ送信・受信テストが行えるので、おすすめです。

eFAXがバシッとあるべきところへ収まるように事業の一部となり機能し始めると、「どこでもオフィス」化をさらに進めることができます。電話をShamo!にしてFAXをeFaxにすれば、居る場所を仕事場にしやすくなるため、個人事業やスタートアップ企業などで導入すれば、なにかと機動性も上がって便利ですよ。

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